سوال ۵۰: اگر مجبور به تغییر تاریخ بلیط هواپیما شوم، رویه اعلام تغییرات و ثبت هزینههای جریمه (Cancellation Fee) در سیستم چگونه است؟
توضیحات عمومی:
تغییر بلیط باید از طریق واحد اداری/رزرو انجام شود و هزینههای جریمه (Penalty) باید به عنوان یک هزینه ضروری در گزارش سفر ثبت شود.
فرآیند گام به گام تغییر بلیط:
- دریافت تأییدیه تغییر: ابتدا باید دلیل و تاریخ جدید سفر را به سرپرست خود اطلاع دهید و تأییدیه کتبی او را (از طریق ایمیل سازمانی) بگیرید.
- تماس با واحد اداری: با واحد اداری یا آژانس طرف قرارداد تماس بگیرید و درخواست تغییر تاریخ را ارائه دهید.
- ثبت هزینه جریمه: آژانس یا شرکت هواپیمایی، مبلغ جریمه را اعلام میکند. واحد اداری یک سند پرداخت جریمه در ماژول مالی ثبت میکند.
- ثبت در گزارش هزینه: شما باید هزینه جریمه پرداخت شده را در گزارش هزینه سفر خود (در کنار هزینههای بلیط) به عنوان یک آیتم مجزا با عنوان “هزینه جریمه تغییر بلیط” وارد کنید و فاکتور جریمه را ضمیمه نمایید.
- تأیید نهایی: واحد مالی، هزینههای جریمه را با توجه به تأییدیه سرپرست و توجیه آن بررسی میکند.
