سوال ۴۶: فرآیند کامل ثبت درخواست سفر کاری داخلی (شامل تأییدیه، رزرو بلیط و اسکان) چگونه است؟
توضیحات عمومی:
ثبت درخواست سفر کاری داخلی باید در ماژول “مدیریت سفرهای کاری” (TravelManagement Module) ثبت شود و قبل از اقدام به رزرو، باید تأییدیه سرپرست و کنترل بودجه را کسب کند.
فرآیند گام به گام سفر کاری داخلی:
- ثبت درخواست سفر: وارد ماژول “مدیریت سفرهای کاری” شوید و گزینه “ثبت سفر جدید” را انتخاب کنید. مقصد، تاریخ شروع و پایان، و هدف کامل از سفر (مثلاً: “نصب تجهیزات در کارخانه X”) را وارد نمایید.
- گردش کار تأیید: درخواست به ترتیب به (۱) سرپرست مستقیم، (۲) مدیر دپارتمان و (۳) ماژول کنترل بودجه ارسال میشود.
- رزرو بلیط و هتل: پس از تأیید بودجه، درخواست به واحد “اداری و رفاه” ارجاع میشود. این واحد موظف است بر اساس سیاستهای شرکت (مانند کلاس اقتصادی برای پروازهای داخلی)، بلیط و هتل را از آژانسهای طرف قرارداد رزرو کند و اطلاعات رزرو را در ERP ثبت نماید.
- تخصیص علیالحساب: شما میتوانید در همین ماژول درخواست علیالحساب هزینه سفر (مانند هزینه پذیرایی خرد) کنید. واحد مالی بر اساس مدت سفر و شهر مقصد، مبلغ علیالحساب را تعیین و واریز میکند.
- نهایی شدن: پس از ثبت بلیط و هتل در سیستم، درخواست شما به وضعیت “تأیید نهایی شده – آماده سفر” تغییر میکند.
