سوال ۴۴: اگر هنگام دریافت کالا از تأمینکننده، مغایرت در تعداد یا کیفیت وجود داشته باشد، رویه ثبت رسید انبار (Goods Receipt) چیست؟
توضیحات عمومی:
رسید انبار (Goods Receipt) باید به صورت کامل، دقیق و بر اساس رسید فیزیکی تأمینکننده ثبت شود. در صورت وجود مغایرت، باید سندی مبنی بر این اختلاف ثبت شود.
رویه گام به گام ثبت رسید انبار با مغایرت:
- بررسی PO: انباردار، PO مربوط به کالا را در ماژول “مدیریت انبار” جستجو میکند.
- ثبت رسید با اختلاف: گزینه “ثبت رسید انبار (GR)” را انتخاب میکند. تعداد دریافتی واقعی (که از PO کمتر است) را وارد میکند و در فیلد “دلیل مغایرت” (مانند: “ارسال کمتر از تعداد PO” یا “کالای آسیب دیده”) را ثبت میکند.
- تأییدیه واحد خرید: سند GR با مغایرت به واحد خرید ارسال میشود. واحد خرید با تأمینکننده تماس میگیرد تا مشکل را حل کند (مانند ارسال مابقی کالا یا صدور بستانکاری).
- رسید اقلام معیوب: اگر کالا معیوب است، انباردار آن را به منطقه “قرنطینه” منتقل کرده و سند GR را ثبت میکند اما وضعیت آن را “معیوب” ثبت میکند تا وارد موجودی قابل فروش نشود.
- ثبت نهایی: پس از تأیید واحد خرید، سند GR نهایی میشود و واحد مالی بر اساس تعداد واقعی دریافت شده، فاکتور تأمینکننده را تسویه خواهد کرد.
