سوال ۴۲: چگونه باید کالای برگشتی از مشتری (Returns) را بازرسی کرده، وضعیت آن را تعیین و در سیستم ERP ثبت کنم؟
توضیحات عمومی:
بازگشت کالا (Returns Process) باید از طریق فرآیند رسمی “پذیرش کالای برگشتی” در ماژول انبار و مالی ثبت شود تا وضعیت موجودی و حساب مشتری تعیین شود.
فرآیند گام به گام پذیرش کالای برگشتی: (توسط انباردار)
- دریافت کد RMA: انباردار، کد مرجع بازگشت (RMA Number) را از واحد فروش دریافت میکند.
- ایجاد درخواست پذیرش (Goods Receipt Request): انباردار، با استفاده از کد RMA، یک درخواست “پذیرش کالای برگشتی” در ماژول انبار ERP ثبت میکند.
- بازرسی اولیه: هنگام ورود کالا به انبار، انباردار باید بازرسی فیزیکی انجام دهد و مطمئن شود که (۱) کالا همان کالای ارسال شده است و (۲) تعداد و نوع آن مطابقت دارد.
- تعیین وضعیت کالا: انباردار باید وضعیت کالا را در سیستم تعیین کند: قابل فروش مجدد (Resalable): کالا سالم است و به موجودی قابل فروش بازگردانده میشود. معیوب یا آسیبدیده (Damaged/Defective): کالا به منطقه “قرنطینه/کالاهای مرجوعی” منتقل و از موجودی قابل فروش خارج میشود.
- ثبت رسید انبار (Goods Receipt): انباردار، پس از تعیین وضعیت، سند “رسید کالای برگشتی” را در ERP ثبت میکند. این اقدام، موجودی انبار را افزایش میدهد.
- صدور سند بستانکاری: واحد مالی، پس از ثبت موفقیتآمیز رسید انبار، به صورت خودکار یک سند بستانکاری (CreditNote) برای مشتری صادر میکند.
