سوال ۲۱: فرآیند گام به گام تسویهحساب تنخواهگردان (Petty Cash) و مدارک مورد نیاز مالی چیست؟
توضیحات عمومی:
تسویهحساب تنخواهگردان یک فرآیند اجباری برای ثبت صحیح هزینهها است و باید با رعایت دقیق مقررات مالی و ارائه مستندات معتبر در ماژول “مدیریت هزینهها” انجام شود.
فرآیند گام به گام تسویه تنخواهگردان در سامانه ERP:
- بررسی زمان تسویه: شما موظفید ماهانه یا زمانی که حداقل ۷۰٪ از مبلغ تنخواهگردان شما مصرف شده باشد، نسبت به تسویه اقدام کنید.
- ورود به ماژول مالی: وارد سامانه ERP شده و به بخش “امور مالی شخصی” و سپس زیربخش “مدیریت تنخواهگردان” بروید.
- ثبت سند تسویه: شناسه تنخواهگردان فعال خود را انتخاب کرده و گزینه “ثبت سند تسویه” را کلیک کنید.
- ورود جزئیات هزینهها: باید تکتک هزینههای انجام شده را با جزئیات کامل در جدول مربوطه وارد نمایید. (شامل تاریخ، شرح کامل هزینه، مبلغ، و نوع هزینه).
- بارگذاری مستندات معتبر: برای هر هزینه، باید مستندات مالی مربوطه را بارگذاری کنید. فاکتور رسمی: برای خریدهای بالای ۲ میلیون ریال، ارائه فاکتور رسمی با مهر و تاریخ الزامی است. رسید عادی: برای هزینههای خرد و کوچک (مانند بلیط مترو) زیر سقف ۲۰۰ هزار ریال، رسید عادی یا فیش کارتخوان کفایت میکند. فقدان سند: اگر فاکتوری مفقود شده، باید فرم “تعهدنامه فقدان سند” را تکمیل و امضا کرده و در سیستم بارگذاری نمایید.
- ارسال برای تأیید و بررسی مالی: سند تسویه را برای سرپرست مستقیم ارسال کنید تا هزینه کرد را تأیید کند. در نهایت، واحد مالی سند را دریافت و تسویه را نهایی میکند.
