سوال ۲۰: فرآیند دریافت پیشپرداخت (Advance) برای تأمینکننده جهت خرید مواد اولیه خاص چگونه است؟
توضیحات عمومی:
پرداخت پیشپرداخت به تأمینکننده (معمولاً تا سقف ۳۰٪ مبلغ کل قرارداد) باید در ماژول “تأمین و تدارکات” و با تأییدیه واحد مالی انجام شود تا در سوابق مالی و PO ثبت گردد.
فرآیند گام به گام پرداخت پیشپرداخت:
- ثبت PO با شرایط پیشپرداخت: در هنگام ایجاد سفارش خرید (PO)، واحد خرید باید در قسمت “شرایط پرداخت”، گزینه “پیشپرداخت ۳۰٪” را انتخاب و سند مالی آن را ضمیمه کند.
- تأییدیه مالی: PO حاوی پیشپرداخت به ماژول مالی ارجاع میشود. مدیر مالی صحت مبلغ (حداکثر سقف مجاز) و توجیه آن را بررسی میکند.
- ایجاد سند پیشپرداخت: در ماژول مالی، سند “پیشپرداخت تأمینکننده” با شماره PO مرتبط ثبت میشود. این سند نشان میدهد که این مبلغ، بدهی تأمینکننده به شرکت است.
- پرداخت و تسویه: واحد خزانهداری مبلغ را پرداخت کرده و سوابق آن را در ERP ثبت میکند. در زمان پرداخت نهایی PO (پس از تحویل کالا)، سیستم به صورت خودکار مبلغ پیشپرداخت را از مبلغ کل PO کسر کرده و تنها مابقی مبلغ را پرداخت مینماید.
