سوال ۲: به عنوان سرپرست، چکلیست پذیرش و ورود به کار (Onboarding) کارمند جدیدم چیست و چگونه آن را در ERP پیگیری کنم؟
توضیحات عمومی:
وظیفه سرپرست در فرآیند Onboarding تضمین میکند که کارمند جدید در محیط کار احساس راحتی کرده و به سرعت با ابزارها و همکاران آشنا شود. این وظایف در ماژول “مدیریت پرسنلی” تعریف شده و قابل پیگیری است.
چک لیست و فرآیند گام به گام سرپرست:
- اعلان در HRMS: به محض ثبت قرارداد کارمند جدید توسط HR، شما یک اعلان در بخش “وظایف ارجاعی” در HRMS دریافت میکنید.
- آمادهسازی محیط کار: حداقل ۲۴ ساعت قبل از شروع به کار، باید مطمئن شوید که میز کار، صندلی و ملزومات اداری اولیه (مانند نوشتافزار) در محل کار کارمند آماده است.
- بررسی وضعیت IT: وارد ماژول “مدیریت پرسنل جدید” شوید و وضعیت تیکت IT مربوط به کارمند جدید (شامل: تخصیص لپتاپ/کامپیوتر، ایجاد ایمیل و دسترسیهای اولیه) را بررسی کنید. در صورت تأخیر، با واحد IT تماس بگیرید.
- برنامهریزی روز اول و هفته اول: در ماژول HRMS، “چکلیست معرفی” را تکمیل کنید: روز اول: معرفی کارمند به همکاران کلیدی و مدیر دپارتمان. هفته اول: برگزاری جلسه آشنایی با اهداف شغلی (Job Objectives) و KPIهای اولیه و همچنین معرفی یک راهنما (Mentor) از تیم برای حمایت بیشتر.
- تخصیص وظایف اولیه: در ماژول “مدیریت عملکرد”، اهداف ۳ ماهه دوره آزمایشی (Probation) را تعریف و در سیستم ثبت کنید تا کارمند جدید مسیر خود را بداند.
- ثبت تکمیل Onboarding: پس از اتمام هفته اول، با کلیک روی گزینه “تکمیل پذیرش مقدماتی” در HRMS، به واحد HR اطلاع دهید که کارمند در محل مستقر شده و آماده کار است.
