سوال ۴۸: پس از بازگشت از سفر، چگونه باید گزارش هزینه سفر (Expense Report) را در سیستم ERP ثبت و مدارک را تسویه کنم؟
توضیحات عمومی:
تسویهحساب سفر کاری باید حداکثر ۷۲ ساعت پس از بازگشت انجام شود. در این فرآیند، باید تمامی هزینهها (شامل علیالحساب) در ماژول “مدیریت هزینهها” تسویه شوند.
فرآیند گام به گام گزارش هزینه سفر:
- ورود به ماژول هزینهها: وارد ماژول “مدیریت هزینهها” شوید و گزینه “ثبت گزارش هزینه سفر” را انتخاب کنید. شماره سفر مربوطه را جستجو نمایید.
- تخصیص علیالحساب: سیستم به صورت خودکار مبلغ علیالحساب یا ارز دریافتی را در بالای گزارش نمایش میدهد.
- ثبت هزینههای واقعی: تمامی هزینههای انجام شده (اقامت، ایاب و ذهاب، پذیرایی، متفرقه) را با جزئیات کامل و به تفکیک تاریخ وارد کنید.
- بارگذاری مدارک: باید تمامی فاکتورها، رسیدهای هتل و رسیدهای ATM (در صورت برداشت ارز) را اسکن کرده و در سیستم بارگذاری نمایید.
- محاسبه اختلاف: سیستم، هزینههای واقعی شما را با علیالحساب دریافتی مقایسه میکند. الف) بدهکار: اگر هزینههای شما بیشتر باشد، مبلغ مابهالتفاوت به حساب شما واریز میشود. ب) بستانکار: اگر علیالحساب دریافتی شما بیشتر باشد، باید مابقی مبلغ را به حساب شرکت بازگردانید و رسید واریز را در سیستم ثبت کنید.
- تأیید نهایی: گزارش برای تأیید سرپرست و واحد مالی ارسال میشود و پس از تسویه، بسته میشود.
