سوال ۴۷: چگونه میتوانم برای سفر کاری خارجی، درخواست پیشپرداخت ارزی (Advance) و مجوز خروج از کشور را ثبت کنم؟
توضیحات عمومی:
سفر کاری خارجی پیچیدهتر است و علاوه بر رزرو، نیاز به تخصیص ارز و اخذ تأییدیههای حقوقی برای خروج از کشور دارد.
فرآیند گام به گام سفر کاری خارجی:
- ثبت در ماژول سفر: مراحل ۱ تا ۳ (ثبت و تأیید بودجه) سفر داخلی را طی کنید، اما نوع سفر را “خارجی” انتخاب نمایید.
- درخواست پیشپرداخت ارزی: در قسمت “درخواستهای مالی”، مبلغ ارز مورد نیاز روزانه (بر اساس سیاست شرکت) و نوع ارز (مثلاً یورو/دلار) را وارد کنید. این درخواست توسط مدیر مالی و خزانهداری تأیید میشود.
- صدور مجوز خروج: واحد حقوقی/اداری به صورت خودکار یک تیکت دریافت میکند. شما باید تصویر گذرنامه، ویزا و بلیط رفت و برگشت خود را در این تیکت بارگذاری کنید تا فرآیند اداری اخذ مجوز خروج و ثبت در سازمانهای ذیربط انجام شود.
- رزرو و بیمه: واحد اداری رزروهای بلیط و هتل را انجام داده و همچنین موظف است بیمه مسافرتی و درمانی مناسب برای شما رزرو کند و سند آن را در ERP ثبت نماید.
- واریز ارز: پس از تأیید نهایی، مبلغ ارزی (معادل پیشپرداخت) به حساب شما واریز شده یا به صورت نقد در اختیار شما قرار داده میشود.
