سوال ۳۲: اگر ایمیل سازمانی من دچار مشکل شده و نتوانم ایمیل ارسال/دریافت کنم، فرآیند گزارش این مشکل بحرانی چیست؟
توضیحات عمومی:
مشکلات ایمیل (که یک ابزار ارتباطی حیاتی است) جزو مشکلات با اولویت بالا محسوب میشوند. برای گزارش آن، باید از طریق یک کانال جایگزین (مانند تلفن داخلی یا پیامرسان سازمانی) به IT اطلاع داده و سپس تیکت را ثبت کنید.
فرآیند گام به گام گزارش مشکل ایمیل:
- تماس اضطراری: قبل از ثبت تیکت، با داخلی “خدمات IT – سطح ۱” (داخلی ۴۴۴) تماس بگیرید و مشکل را به صورت شفاهی گزارش دهید.
- ثبت تیکت: وارد پورتال IT شوید. در قسمت دستهبندی، گزینه “مشکلات ارتباطات – ایمیل” را انتخاب کنید.
- اولویت: اولویت را “بحرانی – توقف کار” ثبت کنید.
- شرح مشکل: شرح دهید که آیا مشکل فقط در ارسال است، یا در ارسال و دریافت همزمان. آیا پیغام خطای خاصی مشاهده میکنید؟
- تعیین بازه زمانی: در توضیحات بنویسید که مشکل از چه زمانی آغاز شده است. واحد IT در ابتدا بررسی میکند که آیا این مشکل عمومی (سراسری) است یا فقط برای حساب کاربری شما رخ داده است.
- پاسخ IT: کارشناس IT موظف است ظرف ۱۵ دقیقه با شما تماس بگیرد و فرآیند عیبیابی (Troubleshooting) را آغاز کند (مثلاً بررسی فضای ذخیرهسازی ایمیل شما یا تنظیمات Proxy).
