سوال ۲۸: فرآیند ثبت یک پیشفاکتور (Proforma Invoice) برای مشتری جدید در ماژول فروش ERP چگونه است؟
توضیحات عمومی:
پیشفاکتور یک سند غیرمالیاتی است که برای ارائه قیمت و شرایط فروش به مشتریان قبل از نهایی شدن سفارش استفاده میشود. این سند باید در ماژول “مدیریت ارتباط با مشتری” (CRM) یا “فروش” ثبت شود.
فرآیند گام به گام ثبت پیشفاکتور:
- ورود به ماژول فروش: وارد ماژول “فروش” شوید و گزینه “ثبت پیشفاکتور جدید” را انتخاب کنید.
- انتخاب مشتری: نام مشتری (اگر قبلاً در سیستم ثبت شده) یا اطلاعات مشتری جدید را وارد کنید.
- ثبت اقلام: کد کالا/خدمت، تعداد، قیمت واحد و مبلغ کل را وارد نمایید. در این مرحله، مالیات بر ارزش افزوده به صورت خودکار محاسبه میشود.
- شرایط و تاریخ: تاریخ انقضای پیشفاکتور (معمولاً ۱۰ روز) و شرایط پرداخت (مثلاً Net30) را ثبت کنید.
- صدور و ارسال: دکمه “صدور پیشفاکتور” را کلیک کنید. سیستم یک فایل PDF از پیشفاکتور ایجاد میکند که میتوانید آن را مستقیماً از طریق ایمیل سازمانی به مشتری ارسال نمایید.
- تبدیل به فاکتور فروش: اگر مشتری پیشفاکتور را تأیید کرد و سفارش را نهایی نمود، باید روی گزینه “تبدیل به فاکتور فروش (SalesInvoice)” کلیک کنید تا سفارش به ماژول انبار و مالی ارجاع داده شود.
