سوال ۲۵: برای یک پروژه خاص، چگونه باید هزینههای واقعی انجام شده (Actuals) را با بودجه تخصیص یافته (Budget) مقایسه کنم؟
توضیحات عمومی:
مشاهده و تحلیل بودجه دپارتمان به صورت تفکیکی در ماژول “کنترل بودجه و مدیریت مالی” (BudgetingandFinancialManagement Module) در سامانه ERP امکانپذیر است. این فرآیند به مدیران کمک میکند تا عملکرد مالی پروژه را نظارت کنند.
فرآیند گام به گام مقایسه بودجه و عملکرد:
- ورود به ماژول بودجه: وارد سامانه ERP شده و به بخش “مدیریت مالی و بودجه” بروید.
- انتخاب مرکز هزینه/پروژه: از لیست کشویی، مرکز هزینه دپارتمان یا کد پروژه مورد نظر را انتخاب کنید.
- مشاهده داشبورد بودجه: سیستم، داشبورد تفکیکی بودجه را نمایش میدهد: بودجه مصوب، هزینههای تعهد شده (Committed Costs)، هزینههای واقعی (Actual Costs)، و مانده بودجه (Remaining Budget).
- تحلیل تفصیلی: برای مشاهده ریز جزئیات، باید به بخش “گزارش مقایسه بودجه و عملکرد (BvA Report)” بروید. در این گزارش، هزینهها به تفکیک سرفصلها (مثلاً سفر، آموزش، تبلیغات) نمایش داده میشود.
- شناسایی انحرافات: اگر در یک سرفصل خاص، هزینههای واقعی بیشتر از بودجه مصوب باشد، در ستون “انحراف” با رنگ قرمز نمایش داده میشود. این انحرافات نشاندهنده نیاز به بازنگری یا ثبت درخواست تخصیص بودجه اضافی است.
- استخراج گزارش: شما میتوانید گزارش BvA را در قالب Excel از سیستم استخراج کرده و در جلسات مالی دپارتمان خود استفاده کنید.
