سوال ۲۳: در صورت مفقود شدن (Lost Invoice) فاکتور خرید، رویه مجاز برای ثبت هزینه در سیستم ERP چیست؟
توضیحات عمومی:
در صورت فقدان فاکتور، سند مالیاتی معتبر وجود ندارد و واحد مالی مجاز به پذیرش آن نیست. اما برای هزینههای خرد، با پر کردن فرم تعهدنامه میتوان آن را ثبت کرد.
رویه ثبت هزینه با سند مفقود:
- تکمیل فرم تعهد: ابتدا باید فرم “تعهدنامه فقدان سند مالی” را از پورتال مالی دانلود، تکمیل و امضا کنید. در این فرم، شما متعهد میشوید که این خرید واقعاً برای شرکت انجام شده و مسئولیت هرگونه بازرسی مالیاتی را میپذیرید.
- ثبت در ERP: هنگام ثبت سند تسویه تنخواهگردان یا گزارش هزینه، به جای بارگذاری فاکتور، این تعهدنامه امضا شده را بارگذاری کنید.
- سقف مجاز: ثبت هزینه با تعهدنامه، تنها برای هزینههایی که زیر سقف ۱ میلیون ریال هستند، مجاز است و در طول یک ماه، بیش از ۳ بار نباید از این رویه استفاده کنید.
- تأیید مدیر مالی: این اسناد باید به صورت ویژه توسط مدیر مالی تأیید شوند. واحد مالی در صورت تأیید، آن را به عنوان یک “هزینه غیرقابل قبول مالیاتی” ثبت میکند، اما مبلغ آن را به شما بازپرداخت میکند.
