سوال ۲۲: چگونه میتوانم هزینههای پذیرایی رسمی از مشتریان را ثبت کنم و سقف مجاز روزانه چقدر است؟
توضیحات عمومی:
هزینههای پذیرایی از مشتریان باید کاملاً با سیاستهای بازاریابی و مالی شرکت همخوانی داشته باشند. ارائه فاکتور معتبر و ذکر اسامی مهمانان در سیستم ضروری است تا هزینهها به عنوان “هزینههای قابل قبول” شناسایی شوند.
فرآیند گام به گام گزارش هزینه پذیرایی:
- ثبت در ماژول هزینهها: وارد ماژول “مدیریت هزینهها” در ERP شوید و گزینه “ثبت هزینه جدید” را انتخاب کنید.
- نوع هزینه: نوع هزینه را “پذیرایی و بازاریابی” قرار دهید.
- سقف مجاز: سقف مجاز برای هزینههای پذیرایی رسمی با مشتریان ۵۰۰,۰۰۰ ریال به ازای هر نفر است. هزینه بالاتر از سقف، توسط واحد مالی کسر و از سهم شما پرداخت خواهد شد.
- ثبت اطلاعات الزامی: باید فاکتور رسمی (با مهر رستوران/کافه) را اسکن کرده و در سیستم بارگذاری نمایید. همچنین باید نام و عنوان شغلی مهمانان خارجی (مشتریان) و توجیه جلسه را در بخش توضیحات ثبت کنید.
- تأیید سرپرست: گزارش هزینه را برای تأیید سرپرست خود ارسال کنید. سرپرست، صحت برگزاری جلسه و اهمیت آن را تأیید میکند.
- بررسی مالی: واحد مالی، مبلغ را با سقف مجاز مقایسه کرده و در صورت انطباق، دستور پرداخت را صادر میکند.
