سوال ۱۹: اگر نیاز فوری به لغو یا اصلاح یک PR ثبت شده داشته باشم، رویه صحیح در سیستم ERP چیست؟
توضیحات عمومی:
لغو یا اصلاح PR باید در مراحل اولیه گردش کار (قبل از صدور PO) انجام شود. اگر PO صادر شده باشد، نیاز به هماهنگی با تأمینکننده و واحد حقوقی است.
فرآیند گام به گام لغو/اصلاح PR:
- بررسی وضعیت PR: وارد ماژول “تأمین و تدارکات” شوید و وضعیت PR را بررسی کنید. حالت ۱: در انتظار تأیید: اگر PR هنوز در انتظار تأیید سرپرست است، دکمه “ویرایش” یا “لغو” برای شما فعال است و میتوانید مستقیماً تغییرات را اعمال کرده یا آن را لغو کنید. حالت ۲: تأیید شده، PO صادر نشده: اگر تأیید شده اما PO صادر نشده، باید یک درخواست “تعلیق/لغو PR” در سیستم ثبت کنید. این درخواست به سرپرست مستقیم و واحد خرید ارسال میشود.
- حالت ۳: PO صادر شده: اگر PO صادر شده باشد، باید فوراً یک تیکت با اولویت بالا در پورتال IT با دستهبندی “مشکل PO” ثبت کنید. کارشناس خرید باید با تأمینکننده تماس گرفته و توافق لغو یا اصلاح را اخذ نماید. در صورت لغو، ممکن است جریمه (CancellationFee) اعمال شود که باید در سیستم ثبت گردد.
- ثبت دلیل: برای هرگونه لغو یا اصلاح، باید دلیل آن (مانند: “تغییر در نیاز پروژه”، “کاهش بودجه”) را در سیستم ثبت نمایید.
