سوال ۱۶: فرآیند ثبت یک درخواست خرید (PR) با مبلغ بالا که نیاز به تأیید کمیته تأمین دارد، چیست؟
توضیحات عمومی:
درخواستهای خرید با مبالغ بالا (طبق سیاست سازمان، بیش از ۱۰۰ میلیون ریال)، به دلیل تأثیر مستقیم بر بودجه، نیازمند گردش کار تأییدی چندسطحی و عبور از کمیته تأمین هستند. این فرآیند در ماژول “تأمین و تدارکات” و سپس ماژول “کنترل بودجه” انجام میشود.
گردش کار تأیید PR با مبلغ بالا:
- ثبت توسط کارمند: وارد ماژول “تأمین و تدارکات” (Procurement) شوید و گزینه “ثبت درخواست خرید” را انتخاب کنید. جزئیات کالا/خدمت، مبلغ و پیشفاکتور را ضمیمه کنید.
- تأیید سرپرست (سطح ۱): سرپرست مستقیم، نیاز شغلی و فنی کالا را تأیید میکند.
- بررسی کنترل بودجه (سطح ۲): ماژول “کنترل بودجه” به صورت خودکار بررسی میکند که آیا در سرفصل هزینه مربوطه، بودجه کافی تخصیص داده شده است یا خیر. اگر بودجه کافی نباشد، PR متوقف شده و به کارمند پیغام “بودجه کافی نیست” نمایش داده میشود.
- تأیید مدیر ارشد دپارتمان (سطح ۳): اگر PR از سقف اختیارات مالی سرپرست (۵۰ میلیون ریال) بیشتر باشد، برای تأیید به مدیر دپارتمان (مالک بودجه) ارسال میشود.
- تأیید کمیته تأمین: اگر مبلغ PR از سقف اختیارات مدیر دپارتمان (مثلاً ۱۰۰ میلیون ریال) بالاتر باشد، به کمیته تأمین و تدارکات (شامل مدیر مالی، مدیر عملیات و مدیر HR) ارجاع میشود تا توجیه اقتصادی آن بررسی و نهایی شود.
- صدور سفارش خرید (PO): پس از تأیید نهایی، واحد خرید اقدام به صدور سفارش خرید (PO) کرده و برای تأمینکننده ارسال میکند.
