سوال ۹: به عنوان سرپرست، چگونه باید درخواست مرخصی زیردستم را در ERP تأیید یا رد کنم و دلایل رد را ثبت نمایم؟
توضیحات عمومی:
تأیید مرخصی از وظایف اصلی سرپرستی است و باید در ماژول “وظایف ارجاعی” در HRMS با توجه به بار کاری دپارتمان و موجودی مرخصی کارمند انجام شود. زمان استاندارد برای تأیید، حداکثر ۲۴ ساعت کاری است.
فرآیند گام به گام تأیید/رد مرخصی:
- دریافت اعلان: به محض ثبت درخواست مرخصی توسط کارمند، یک اعلان به همراه یک وظیفه ارجاعی در داشبورد HRMS شما نمایش داده میشود.
- بررسی جزئیات: روی وظیفه کلیک کنید. سیستم، جزئیات درخواست (تاریخ شروع و پایان، نوع مرخصی، موجودی باقیمانده کارمند و نام جایگزین) را نمایش میدهد.
- بررسی بار کاری: شما باید مطمئن شوید که (۱) غیبت کارمند در آن بازه زمانی، به خصوص در روزهای حساس (مانند پایان ماه)، اختلالی در کار دپارتمان ایجاد نمیکند و (۲) کارمند جایگزین مناسبی معرفی کرده است.
- تأیید: اگر درخواست بلامانع است، دکمه “تأیید درخواست” را کلیک کنید. مرخصی بلافاصله در سیستم ثبت و موجودی کارمند کسر میشود.
- رد: اگر به دلیل بار کاری یا نداشتن جایگزین مناسب، درخواست را رد میکنید، دکمه “رد درخواست” را کلیک کرده و در کادر باز شده، دلیل صریح و مستند رد کردن را بنویسید (مثلاً: “رد شد به دلیل تداخل با ددلاین پروژه X و عدم پوشش مناسب توسط جایگزین”). این دلیل برای کارمند ارسال و در سوابق او ثبت میشود.
