سوال ۱: چگونه فرمهای الزامی HR (شامل اطلاعات بانکی و تعهدات) را تکمیل و در ERP ثبت کنم؟
توضیحات عمومی:
تکمیل مدارک اولیه استخدام (Onboarding) فرآیندی کاملاً الکترونیکی است و باید در بخش “استخدام و ورود کارکنان” در سامانه جامع منابع انسانی (HRMS Module) انجام شود. این مرحله برای فعالسازی نهایی کد پرسنلی، تخصیص مزایا و پوشش بیمهای شما ضروری است.
فرآیند گام به گام تکمیل مدارک در سامانه ERP:
- ورود اولیه به HRMS: مرورگر خود را باز کرده و آدرس پورتال HR سازمان را وارد کنید. برای اولین ورود، نام کاربری شما “کد ملی” و رمز عبور موقت شما “کد پرسنلی موقت” است که توسط کارشناس HR به صورت محرمانه برای شما ارسال شده است.
- تغییر رمز عبور: سیستم پس از اولین ورود، شما را وادار به تغییر رمز موقت و تعیین یک رمز قوی (شامل حروف بزرگ، کوچک، عدد و کاراکتر خاص) میکند. رمز جدید را در جای امنی ثبت کنید.
- بخش “مدارک پرسنلی”: از نوار منوی سمت راست، گزینه “امور کارکنان” و سپس زیرمجموعه “مدارک اولیه و فرمهای استخدام” را انتخاب نمایید. در این بخش، یک چک لیست شامل ۵ آیتم نمایش داده میشود.
- تکمیل اطلاعات هویتی و تماس: ابتدا فرمهای مربوط به اطلاعات تماس اضطراری، سوابق تحصیلی و اطلاعات حساب بانکی (شماره شبا و کد شعبه) را به دقت تکمیل کرده و دکمه “ذخیره موقت” را بزنید.
- بارگذاری اسناد اجباری: در بخش بعدی، لیست مدارک مورد نیاز (مانند کپی کارت ملی، تمام صفحات شناسنامه، مدرک تحصیلی، کارت پایان خدمت یا معافیت برای آقایان، و عکس پرسنلی) نمایش داده میشود. فایلهای اسکن شده باید با فرمت PDF یا JPG و حجم زیر ۵۰۰ کیلوبایت برای هر سند باشند. روی “انتخاب فایل” کلیک کرده و پس از انتخاب، دکمه “بارگذاری” را بزنید.
- تأیید نهایی تعهدات: در انتهای فرآیند، یک صفحه شامل آئیننامههای انضباطی سازمان و تعهدات کاری نمایش داده میشود. پس از مطالعه کامل، گزینه “قرائت شد و تأیید میکنم” را انتخاب و دکمه “ارسال نهایی” را کلیک کنید.
نکته مهم: پس از ارسال نهایی، امکان ویرایش مستقیم توسط شما وجود ندارد. اگر نیاز به تغییر یا اصلاحی در مدارک بود، باید از طریق ثبت تیکت در بخش “پشتیبانی HRMS” درخواست ویرایش به واحد منابع انسانی ارائه دهید.
